Zašto fiskalni računi blede i kako da sačuvate podatke za knjigovođu

Fiskalni račun ste uredno odložili, ali nekoliko meseci kasnije iznos, datum i naziv prodavca jedva se vide. Kada dođe vreme za predaju dokumentacije knjigovođi, ostane vam papirić sa kog više ne možete pouzdano da pročitate podatke.

Bledenje računa nije samo problem papira. To je rizik za pregled troškova i urednost poslovne dokumentacije.

Zašto fiskalni računi blede?

Većina fiskalnih računa štampa se na termalnom papiru. Umesto klasičnog mastila, štampa nastaje delovanjem toplote na poseban sloj papira. Taj sloj je osetljiv, pa zapis vremenom može da izbledi ili papir može da potamni.

Propadanje naročito ubrzavaju:

• Toplota: račun ostavljen u automobilu, pored radijatora ili drugog izvora toplote.
• Sunčeva svetlost: dugotrajno izlaganje svetlosti smanjuje čitljivost.
• Vlaga i trenje: nošenje računa u džepu ili novčaniku može oštetiti površinu.
• Kontakt sa određenim materijalima i hemikalijama: lepak, sredstva za čišćenje i pojedine plastične folije mogu uticati na zapis.

Brzina bledenja zavisi od kvaliteta papira i uslova čuvanja. Zato nije dobro pretpostaviti da će svaki račun ostati čitljiv do trenutka kada vam zatreba.

Šta bled račun znači za firmu?

Nečitljiv račun otežava povezivanje troška sa konkretnom kupovinom. Knjigovođi mogu nedostajati podaci potrebni za proveru i knjiženje, a firma mora naknadno da traži dokumentaciju ili objašnjava nastanak troška.

Poseban problem nastaje kada račune prikuplja više zaposlenih, bez zajedničkog mesta za čuvanje i evidencije o tome šta je predato.

Kako da sačuvate podatke dok je račun čitljiv

1. Fotografisanje odmah nakon kupovine

Fotografišite ili skenirajte ceo račun, na ravnoj površini i pri dobrom osvetljenju. Proverite da su tekst, iznosi i QR kod jasni, bez odsečenih delova i odsjaja.

2. Provera podataka

Dok je račun čitljiv, proverite prodavca, datum, iznos i podatke kupca kada su potrebni. Ako račun sadrži QR kod za proveru, iskoristite ga za proveru podataka putem sistema Poreske uprave. Sama fotografija nije potvrda ispravnosti računa.

3. Uredna evidencija

Sačuvajte digitalnu kopiju u zajedničkoj poslovnoj arhivi. Uz nju zabeležite datum, dobavljača, iznos, svrhu troška i zaposlenog koji je račun dostavio. Tako račun ne ostaje izgubljen među fotografijama na privatnom telefonu.

4. Predaja knjigovođi uz zapisnik

Pripremite spisak predatih računa sa datumom predaje i ukupnim iznosom. Zapisnik olakšava proveru šta je dostavljeno, šta nedostaje i šta zahteva dodatno objašnjenje.

Da li fotografija zamenjuje original?

Nemojte automatski bacati original nakon fotografisanja. Digitalna kopija čuva čitljivost podataka, ali način čuvanja dokumentacije i prihvatljivost kopije zavise od vrste dokumenta i važećih propisa. Sa knjigovođom usaglasite postupak i rokove čuvanja. Originale držite na suvom i tamnom mestu, dalje od toplote.

Sačuvajte podatke pre nego što nestanu

Najbolje rešenje nije potraga za računom kada već izbledi, već jednostavan postupak: očitavanje, provera, evidencija i predaja knjigovođi uz zapisnik.

Želite celovito rešenje za pregled i čuvanje firminih fiskalnih računa? Kontaktirajte DJDJ Savetovanje na +381 62 209 573 da razgovaramo o postupku prilagođenom vašoj firmi, ili zatražite ponudu za 24h.